Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta

Arvo Piiroinen on vuonna 1949 perustettu salolainen valmistavan teollisuuden perheyritys. joka muodostuu kahdesta yrityksestä: Yritys valmistaa ja myy laadukkaita irtokalusteita, auditorioita, urheiluareenoiden katsomoita sekä metallikomponentteja pintakäsittelyin.

Piiroinen käsittelee henkilötietoja kehittääkseen toimintaa ja asiakaskokemusta sekä tuotteiden ja palveluiden myyntiä. Piiroinen kerää asiakkuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja, kuten asiointi-, tilaus-, tuote-, osto-, hinta-, etu-, tarjous-, toimitus-, laskutus-, perintä-, tyytyväisyys-, reklamaatiotietoja.

REKISTERINPITÄJÄ

Arvo Piiroinen Oy, y-tunnus 0139391-8

Tehdaskatu 28, 24100 Salo

Tietosuojavastaava: Arvo Piiroinen Oy / Harold Häkkinen

Rekisteriä pidetään CGI Suomi Oy:n Powered-järjestelmässä. CGI Suomi Oy vastaa järjestelmän toteutuksesta, tietoturvasta, rekisterin ylläpidosta ja tietojen varmuuskopioinnista. Rekisterin kaikkia tietoja säilytetään ja käsitellään samassa rekisterissä (ts. yhdessä tietokannassa).

REKISTERIN NIMI

PIIROINEN SHOP asiakas-, tilaus-, laskutus-, ja markkinointitietorekisteri.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT PERIAATTEET

a) Piiroinen käsittelee henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi (”lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys”);

b) Piiroinen käsittelee henkilötietoja tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla; myöhempää käsittelyä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ei katsota 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti yhteensopimattomaksi alkuperäisten tarkoitusten kanssa (”käyttötarkoitussidonnaisuus”);

c) henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (”tietojen minimointi”);

d) henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä (”täsmällisyys”);

e) henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten; henkilötietoja voidaan säilyttää pidempiä aikoja, jos henkilötietoja käsitellään ainoastaan yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti edellyttäen, että tässä asetuksessa vaaditut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet on pantu täytäntöön rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi (”säilytyksen rajoittaminen”);

f) henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia (”eheys ja luottamuksellisuus”).

Asiakkaalla on oikeus saada tietää hänen järjestelmään talletetut henkilötietonsa, oikeus korjata niitä, sekä oikeus ja edellytykset saada ne poistettua. Tietoja ei käsitellä ETA-alueen ulkopuolella pl. anonyymi verkkoanalytiikka (Google Analytics, Facebook ym). Tietoja säilytetään, kunnes asiakas pyytää niiden poistamista. Säilytys tehdään esim. verkkoanalytiikan takia (tilastolliset syyt) ja esim. uuden tilauksen teon helpottamiseksi (asiakkaan etu).

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin tarkoitus on asiakasyhteydenpito, asiakas- ja kauppasuhteen ylläpitäminen ja kehittäminen sekä käyttö raportointi- ja tilastollisiin tarkoituksiin. Piiroinen käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.

Henkilötietoja käytetään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Yhteydenottokaavakkeen täyttäneiden tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen .

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:

- Asiakkaan yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot: etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus . Yritys-, yhdistys- ja yhteisöasiakkailta lisäksi yrityksen nimi ja y-tunnus.
- Laskutusosoite ja muut laskutustiedot
- Mahdollinen suostumus lähettää suoramarkkinointia
- Tiedot asiakkaan tilauksista, toimituksista ja palautuksista
- IP-osoitetieto tai muu tunniste
- Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto kuten esimerkiksi yhteydenottopyynnön tarkoitus tai toive tilauksen toimitusajasta

TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO

Tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen käsittelyn johdosta osa tiedoista voi sijaita yrityksen alihankkijoilla.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy asiakkaan pyynnöstä esim. puhelinkeskustelun perusteella.

Sähköiseen suoramarkkinointiin (sähköposti- ja tekstiviestimarkkinointi) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti.

ANONYYMI VERKKOANALYTIIKKA

Anonyymin, verkkovierailua koskevan tiedon keräämiseen voimme käyttää seuraavia työkaluja ja palveluita:
Google Analytics: https://analytics.google.com/

Google Remarketing: https://support.google.com/

Facebook Pixel: https://www.facebook.com/

Leadfeeder: https://www.leadfeeder.com

Linkedin Sales navigator https://business.linkedin.com/

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyyn tulee olla lakisääteinen peruste. Piiroinen käsittelee henkilötietoja joko suostumuksen (esim. uutiskirjeen tilaajaksi liittyminen), sopimus (esim. tilauksen tekeminen), rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (esim. tuotteet, joiden hallussapitoon tai käyttämiseen tarvitsee lakisääteisen luvan), elintärkeiden etujen suojaaminen (esim. koulutus tai kurssi, jonka osallistujilta vaaditaan henkilökohtaiseen terveyteen liittyviä tietoja), rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu (esim. verkkoanalytiikka).

EVÄSTEET

Sivustolla käytetään evästeitä (eng. Cookies), joiden avulla Piiroinen voi kehittää sivustoa. Evästeiden tehtävä on parantaa ja nopeuttaa asiointikokemusta. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän kiintolevylle. Osa sivuston sisällöstä saattaa edellyttää evästeiden hyväksymistä toimiakseen. Käyttäjän verkkoselain todennäköisesti hyväksyy evästeet valmiilla oletusasetuksilla, mutta käyttäjä voi myös estää evästeiden käytön selaimen asetuksista tai poistamalla evästeet selaimesta palvelun käytön päätyttyä. Lisätietoja selainkohtaisista käyttöohjeista löytyy selaimen valmistajan ohjeista.

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää erityiskäyttöoikeuksia. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin ja edellyttää henkilökohtaisten käyttäjätunnusten käyttöä. Asiakasrekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa konesaleissa. Laitteistojen ja ohjelmistojen päivitykset hoidetaan säännöllisesti, asianmukaisesti ja mahdollisiin uhkiin reagoidaan välittömästi. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.